Hoe kan ik het indienen van een klacht vermijden?

Je wil een klacht indienen omdat je je niet gehoord voelt op school. Of omdat afspraken niet worden nagekomen. Dat kan! Maar mag ik jou eerst even vertellen waarom ik denk dat een klacht een nieuwe kans kan zijn? Indien je dit liever niet leest: lees het topic 'hoe dien ik een klacht in?'.

De school van jouw kind bestaat uit een verzameling leerkrachten en andere personeelsleden die samen leven. En waar mensen samen leven moeten ze communiceren: met elkaar en ook met jou, als ouder.

Communiceren is niet eenvoudig. Eigenlijk kan je niet niet communiceren. Lichaamstaal is dus ook communicatie.

Beeld je even volgend scenario in:

Je hebt in de file gestaan en je bent te laat op de school van je dochter. De ochtendroutine verliep ook moeizaam. Je dochter wilde niet voorteten, je sloeg de voordeur toe en de boekentas stond nog op de tafel. Je rent met je dochter naar de klas. Je klopt op de deur van de klas en je gezicht staat op onweer. De juf moet niet zagen over de 10 minuten te laat…

Denk je dat jouw lichaamstaal ervoor zal zorgen dat de juf het te laat komen van je dochter zal omarmen?

Of bestaat de kans dat je een negatieve reactie genre ‘het te laat komen van J. stoort onze ochtendkring’ zal krijgen?

Beeld je even het volgende scenario in:

Je hebt in de file gestaan en je bent te laat op de school van je dochter. Je blijft hier rustig bij want je bent op tijd van huis vertrokken. De ochtendroutine verliep ook moeizaam. Je dochter wilde niet voorteten, je sloeg de voordeur toe en de boekentas stond nog op de tafel. Maar omdat je een half uur vroeger opstond kon je nog rustig je krant lezen. En waren de boterhammen gesmeerd toen ze de ochtendroutine overhoop gooide. Je stapt met je dochter naar de klas. Je klopt op de deur van de klas en je glimlacht. Wanneer de leerkracht de deur open doet, vertel je dat je in de file stond en zeg je dat je het erg vervelend vindt voor de kring in de klas.

Denk je dat jouw lichaamstaal en taalgebruik een ander gevoel kan oproepen bij de leerkracht?
Ja, de kring wordt nog steeds gestoord maar je toont begrip voor deze inbreuk.

De kans is groot dat de leerkracht dit begrip apprecieert en hier dan ook positief op zal reageren.

Communicatie en eventuele conflicten die hierin ontstaan zijn nooit het resultaat van het handelen van één persoon.  We denken dit vaak wel maar dit is echt niet zo.

Ze zijn wel het resultaat van onbegrip, onduidelijkheden en een andere kijk op de situatie.

Om deze conflicten in de communicatie zoveel mogelijk te vermijden is het belangrijk om zo snel mogelijk duidelijke afspraken te maken. En dit kan al bij de inschrijving of bij de start van het schooljaar. 

Geef aan de leerkracht en de school aan wat je belangrijk vindt: wil je graag schriftelijk op de hoogte worden gehouden of liever via de telefoon? Ben je na school persoonlijk aanspreekbaar? Wil je graag aangesproken worden met je voornaam of met ‘mama van…’?

Vind je regelmatig kort overleg belangrijk of is het voldoende om ruim tijd te krijgen bij een rapportbespreking?

En als leerkracht: geef aan hoe je kan communiceren. Vertel dat je je GSM-nummer geeft maar dat om 18u je privétijd start, geef aan dat ouders je dinsdagavond en donderdagavond tot 16u30 kunnen aanspreken, vertel dat je elke dag de agenda leest en dat je een handtekening zet wanneer je een boodschap hebt gelezen, …

Stel nu dat je na deze afspraken toch een probleem ontmoet, waar je het moeilijk mee hebt.

Dan reageer je best zo snel maar zo neutraal mogelijk. Wanneer we emoties binnen brengen in onze communicatie, dan verbergen we onze eigenlijke boodschap onder deze emoties.

En bij problemen willen we dat onze boodschap juist binnen komt.

Wees als ouder dus zo transparant en duidelijk mogelijk. Gebruik positieve woordenschat waar je gesprekspartner iets mee kan. En spreek vanuit jezelf. ‘Jij hebt een hekel aan mijn zoon’ is geen uiting waarmee je een positief resultaat mag verwachten. ‘Ik heb het gevoel dat mijn zoon zijn sterke kanten niet kan tonen’ geeft de opening om te bespreken of dit echt zo is.

En dit geldt natuurlijk ook voor leerkrachten!

Wacht ook niet tot het probleem zo groot wordt dat je er niet meer kan overkijken.

Stel nu dat het probleem zo groot geworden is dat je een klacht wil indienen.

Dat kan! 

Maar voor je je aan de schrijftafel zet: heb je een duidelijk beeld van wat je wil bereiken met de klacht? Wil je een positief resultaat? Of is de klacht een eindpunt naar een nieuwe school?

In de verklaring van Van Dale vind je volgende elementen bij ‘klacht’.

  1. hoorbare uiting van droefheid of pijn
  2. uiting van ontevredenheid
  3. (juridisch) mededeling aan een opsporingsambtenaar met het verzoek om vervolging: een klacht indienen bij de politie of een klacht indienen bij een schoolbestuur

Wanneer beide partijen transparant en duidelijk communiceren, begrip hebben voor elkaars verwachtingen, tijdig reageren bij conflicten, dan is de kans groot dat je niet naar stap 3 moet gaan.

Wil je dit alsnog wel doen: lees het topic 'Hoe dien ik een klacht in?'.